Comment mettre en place un onboarding efficace ?

par | 2 octobre 2023 | Marque Employeur

En moyenne, selon ManPower, HR Voice et Opensourcing, le coût d’un recrutement raté oscille entre 30 000 € et 150 000 €. Alors bien sûr, cet échec peut être une erreur de casting, cela arrive, mais cela peut aussi être la conséquence d’un mauvais onboarding… Comment faire pour éviter cela ? Voici quelques pratiques simples à mettre en place.  

Mais c’est quoi l’onboarding au fait ?

Ce terme anglais signifie embarquement, donc vous l’aurez compris, appliqué au monde de l’entreprise, il désigne les actions mises en place pour intégrer une nouvelle personne au sein d’une organisation soit, son parcours d’intégration.

Vous avez peut-être déjà entendu l’expression : on n’a pas deux fois l’occasion de faire une première bonne impression. Et bien, c’est l’essence même de l’onboarding. Rappelez-vous, votre premier jour en tant que stagiaire ou en tant que collaborateur… Souvent, cela peut engendrer un peu de stress car on ne sait pas si il y aura une place de parking ou si l’arrêt de bus est à côté de l’entreprise, comment va se dérouler le déjeuner, est-ce que l’on va être accompagné ?

L’onboarding est là pour répondre à toutes ces questions, pour rassurer la nouvelle recrue, réduire son stress et tout faire pour qu’elle se sente bien même avant son arrivée. Et vous allez voir, il suffit juste de faire preuve de bon sens.

Les étapes à mettre en place

Il existe de nombreuses actions à mettre en place mais celles énumérées ci-dessous, constituent la base qui vous permettront d’assurer que la nouvelle recrue se sente bien dans ses premiers pas au sein dans votre entreprise :

Avant l’arrivée

  • Envoyer un mail de  » pré-accueil  » quelques jours avant l’arrivée de la nouvelle personne. Il regroupe l’ensemble des informations pratiques : heure d’arrivée, plan d’accès à l’entreprise, comment va se dérouler le déjeuner, le nom de la personne chargée de son accueil…
  • En interne : prévenir l’ensemble de l’entreprise afin que tout le monde sache le prénom, le nom et la fonction de la nouvelle personne.

Jour J 

  • Prévoir un café ou un thé d’accueil et profitez-en pour faire une présentation informelle de l’entreprise, visite des locaux, tour des équipes…
  • Transmettre un planning des premiers jours dans l’entreprise, c’est rassurant de voir que l’on a prévu de vous consacrer du temps.
  • Le top serait de pouvoir emmener déjeuner la nouvelle recrue mais si ce n’est pas possible, a minima, lui expliquer où est la cuisine ou des endroits où aller déjeuner.
  • Le bureau et le matériel doivent être prêts. L’adresse email paramètrée et les logiciels doivent être installés. 
La personne doit avoir le sentiment d’être attendu. Rien de pire pour son premier que d’avoir la sensation de déranger !

Et pour la suite 

Faire des points réguliers pour s’assurer que tout se passe bien. Des points professionnels sur le travail bien sûr mais aussi des points plus informels : comment se passe l’intégration, le rythme de travail, est-ce que tout est ok au niveau du matériel, etc. Pour cela, ce n’est pas forcément le manager qui peut s’en charger mais pourquoi ne pas désigner des parrains / marraines sur la base du volontariat ? Tout cet accompagnement doit se poursuivre au-delà la période d’essai terminée.

L’onboarding un process à la mode hyper important

Pour moi, le concept d’onboarding a toujours existé. Le mot est peut-être nouveau dans le jargon mais le fait d’accueillir, intégrer une personne dans sa structure a toujours existé (de manière plus ou moins formalisée). Après selon la taille de la structure, il est évident que le process ne sera pas le même.

D’après mon expérience, plus l’organisation est petite et moins l’accueil est formalisé mais attention, il ne soit pas être inexistant. Plus l’entreprise est grande et plus il devra être structuré. Plus de personnes sont impliquées dans l’onboarding d’une nouvelle recrue, il est donc nécessaire de bien se coordonner entre les différents services pour que tout soit fluide : RH, DSI, service de la personne, Com Interne…

Vous avez envie d’en savoir plus sur l’onboarding et plus globalement sur la marque employeur ? Contactez-moi !

Vous souhaitez échanger sur ce sujet ?
Contactez-moi !